Un mínimo error, un sobre dejado en un lugar equivocado, y tras un pausa de desconcierto, Bonnie & Clyde la han lado parda en la ceremonia de entrega de los Oscars, esta pasada madrugada.
La cara congestionada del empleado de KPMG, encargado de custodiar los preciados sobres que contenían los ganadores, lo decía todo. ¡De todo lo que hubiera podido ocurrir, ésto no estaba sucediendo!. Por primera vez en la historia de la Entrega de los Oscars (ésta ha sido su 89 edición), se proclamaba la película La La Land como ganadora de la Estatuilla a la mejor película, para diez segundos más tarde arrebatársela de las manos a su productor y entregarla a la película realmente ganadora, Moonlight.
Sin duda este error, que ha contemplado atónito buena parte del mundo, es la mejor prueba que demuestra que, cuando organizas un evento, hasta el más mínimo detalle cuenta. Muchos años en esta profesión dan para haber escuchado, en no pocas ocasiones ¡qué divertido organizar eventos, ésto lo hace cualquiera!. Y si lo interpretamos literalmente, sí, es divertido, y sí, lo puede hacer cualquiera. La clave reside en si el evento en cuestión cumple los objetivos para los que se creó, y si realmente el organizador, nuestro cliente, obtiene el retorno esperado con respecto a su inversión.
Desde la conceptualización del evento hasta que ha finalizado existe todo un trabajo de producción exhaustivo, en el que hemos de contemplar todos los posibles escenarios que pueden darse, y tener previstas soluciones a problemas inesperados. Y os podemos asegurar que para los que estamos detrás de la organización, ¡no es divertido!. Os ponemos algunos ejemplos que pueden demostraros que en nuestra profesión impera, sobre todo el sentido común.
- Organizas un acción con niños en el que darás un catering y tomarás algunas imágenes de uso interno y para entregar posteriormente a sus padres:
- ¿Qué puede ocurrir si no has previsto preguntar a los padres si sus hijos son alérgicos a algún alimento?
- ¿Sabes que no pueden tomarse imágenes a menores sin un previo consentimiento firmado por sus padres?
- Lo que no se le ocurre a un niño no se le ocurre a nadie. ¿Sabías que siempre que trabajes con niños debes contratar una póliza de responsabilidad civil independiente de la que ya posees como empresa?
- Celebras una clinic con un deportista de élite e invitas a los directivos de tus mejores clientes. La acción se celebra al aire libre y es verano:
- Un protector solar entregado a tiempo puede evitarte un serio problema de quemaduras solares al que aprueba tus presupuestos.
- ¿Te imaginas la escena de que todos tus clientes no puedan ducharse porque no has previsto ni las instalaciones ni un kit mínimo de higiene personal.
- Diseñas escenografía de una gala de entrega de premios y olvidas construir un acceso para personas con movilidad reducida:
- ¿Qué puede suceder cuando los conductores de la gala nominen al premiado y éste no pueda acceder al escenario porque va en silla de ruedas?
- Produces un evento en un teatro, por ejemplo, con el que quieres fidelizar a 500 de tus clientes. Es invierno y el evento comienza a las siete de la tarde:
- ¿Qué haces con los 500 abrigos de tus invitados si no has previsto un guardarropa y personal que lo atienda durante los veinte minutos previos al evento y los veinte minutos posteriores?
- ¿Cómo identificas a todos los asistentes, que se concentran en los últimos veinte minutos previos al evento, si no dispones de personal de apoyo para recepcionar sus invitaciones, entregarles el wellcome pack y que sean conducidos a sus respectivos asientos?
Os hemos citado casos reales de los que, afortunadamente las chicas de Taller Activo hemos salido airosas. Por eso esta madrugada, cuando hemos visto la preocupación en la cara de los organizadores de los Óscars nos hemos identificado, y mucho, con ellos.
Aquí os dejamos el momento en el que ningún organizador de eventos nos querríamos ver.